Offer通知书—模板和指南

录取通知书是招聘过程中的重要一步，因为它可以让你的顶级候选人知道你不仅为他们提供了一个职位，而且还知道他们的角色、职责和薪酬待遇。录取通知书模板可确保你简化流程并包含所有重要信息，而不会意外使你的组织面临诉讼。

一、成功从面试过渡到工作机会

作为一名人力资源专业人士，你知道招聘过程中最关键的部分之一是选择最佳候选人，然后确保他们选择为你的组织工作，而不是接受其他工作机会。

不幸的是，许多人力资源专业人士非常清楚错过最佳招聘的失望。通常，候选人离开的原因很简单——这个过程太长了。

研究发现，如果70%的求职者在第一次面试后一周内没有收到雇主的回复，他们将对某个职位失去兴趣。由于同样的研究表明，69%的候选人对就业市场持乐观或非常乐观的态度，他们可以负担得起，申请他们认为有更好招聘经验的职位。

那么，你如何确保优秀的候选人不会溜走呢？有很多方法可以改善整个招聘过程，从撰写出色的职位描述到保持面试过程简短但有意义。

一旦你做出决定，快速行动并提出报价非常重要。由于雇佣合同并不总是在几个小时（甚至几天）内生成，因此你可以根据录取通知书模板提出正式报价至关重要，该模板可以快速填写并为候选人提供接受该职位所需的所有信息。

最好的部分是什么？开放的沟通渠道将确保候选人对他们的新角色保持充分参与和兴奋，从而改善他们对业务的印象并增加你长期雇用的可能性。

二、什么是工作邀请函？

工作邀请函是一份正式文件，用于：

正式向候选人提供就业机会

提供关键信息，包括开始日期、薪酬、工作时间、职位和其他重要详细信息

鼓励员工确认他们接受该角色

传达你组织的专业精神和对新员工的尊重

如果员工想讨论休假日或薪酬，让你有机会进行谈判

提供角色商定条款的书面记录。

它通常在背景调查完成后但在签署正式雇佣合同之前通过电子邮件发送。如果候选人接受录取通知书，他们将签署并返回，但是，重要的是要注意，虽然录取通知书和合同通常被视为可以互换的，但它们是完全不同的文件：

工作邀请函描述了工作、需要什么、如何获得报酬以及提供的任何福利。

合同概述了职位的全部角色和责任，提供了雇佣时间表，并包括双方的任何法律义务。

工作机会是善意地延长（和接受）的，但它仍然被称为要约”，而不是就业保证。因此，在任何时候，如果存在随意”条款，雇员或雇主都可以改变主意而不会产生法律后果，我们将在本文中进一步描述。

三、清单：在提供工作机会之前要做什么

1、对工作机会进行市场分析

进行市场分析通常包括研究你所在行业和地区的薪资和福利趋势，分析竞争对手的工作机会，并根据你的研究创建有竞争力的薪酬和福利待遇。

这是重要的一步，因为掌握这些信息不仅可以让人力资源专业人员创建有竞争力的一揽子计划，而且它为提供合理的报价以及你可以进行哪些谈判以达成双方都满意的协议提供了一个基准。

问问自己：

与该职位相关的行业平均工资是多少？

提供哪些基准福利？

根据行业平均水平为你的组织提供哪些合理且具有成本效益的员工？

你的谈判余地是什么？

你能否提供额外的福利，例如灵活性来吸引员工？

竞争对手在工资和福利方面为相同职位提供什么？

他们是否想方设法吸引你竞争的顶尖人才？

根据竞争对手的工作机会，你自己的工作机会是否有任何差距？

你的候选人期待什么？

他们未来的职业和收入目标是什么？这如何与你的行业保持一致？

你对你的候选人有足够的了解吗？

人力资源提示

报价数量与接受的报价数量（也称为报价接受率）之间存在差距的最大原因是薪酬。确保你提供有竞争力的薪酬和福利待遇至关重要。

2、设定薪酬福利待遇

如果不确切知道你提供什么，你就无法提出报价。正如我们所概述的，使用不明确或模糊的语言可能会使你的组织面临法律和财务后果。

此外，如果你使用录取通知书来展示专业精神、吸引顶尖人才并减少招聘时间，那么信中包含的详细信息越多越好。

确定基本工资和潜在奖金

根据你的市场和竞争对手分析，确定该职位的套餐，包括：

a.基本工资

候选人每年和每月的收入

工资支付的频率

可用的付款方式

奖金结构

带薪休假、假期、病假和个人时间及其累积方式

薪酬透明度和公平政策

b.确定健康和保健益处

顶尖的候选人正在寻找有意义的职位，提供职业前景以及良好的工作与生活平衡。吸引顶尖人才需要的不仅仅是有竞争力的薪水：

你能提供哪些健康益处？

你的组织开展哪些健康计划？

你们提供哪些心理健康福利？

你的组织是否鼓励参与健康的追求，包括休假以支持运动或爱好？

c、提供退休计划和其他激励措施

所有引人注目的工作机会都突出了额外的员工福利。你的候选人将寻找激励措施（如果他们在市场上，将知道其他企业提供什么），因此在你的录取通知书中预先解决这些问题是个好主意。想一想：

候选人正在寻找什么

如果你提供退休计划

如果提供灵活性和混合工作

你可以提供的任何医疗保健福利

如果在正常的薪酬和奖金结构之外有现金奖励和奖金。

3、确保遵守法律要求

即使录取通知书不是雇佣合同，也是双方同意的法律文件。因此，确保其符合当地和国家法律要求至关重要。

熟悉州和联邦就业法

审查雇佣合同的条款，以免无意中将其添加到录取通知书中。这些元素包括：

工作期限（除非是临时或固定期间任务）

工作职责和要求

终止或辞职的理由。

与你的法律部门合作，创建符合法律标准的工作邀请函

获得必要的批准和签名

包括随意”声明：

这对于防止任何合同义务至关重要。

如果雇主在面试过程中以口头或书面形式（例如在录取通知书中）作出陈述，暗示雇佣协议，那么雇主可能有义务将其作为合同维护。

随意”声明说，录取通知书可以撤销，或者员工或公司可以随时以任何理由终止雇佣关系，从而免除双方的任何默示义务。

如果没有随意”声明，任何模糊的语言也可以根据语言的感知方式来强制执行。

五、如何写最好的录取通知书

你创建的录用通知书模板将基于角色和你的组织，所有录用通知书都应包含关键组件。

1、个性化问候

从个性化的问候和开场白开始，直接与候选人交谈，并传达你对延长报价的兴奋。

用名字称呼候选人，使用人称代词，并表明你已经考虑了他们的需求以及他们的动机。

突出他们的优势和资格，以及为什么他们非常适合这个角色和业务

强调工作机会是如何根据候选人的偏好量身定制的。

2、职称和职责

简要描述角色及其职责。

包括职位的正式头衔

预计开始日期

全职或兼职身份

办公地点或混合工作

经理或主管

3、薪酬结构和员工福利

工资，包括工资支付的频率

重点介绍所提供的薪酬和福利待遇

包括退休和健康福利

概述奖金或佣金结构

概述带薪休假结构

包括为职位增加价值但不一定是金钱的任何额外福利。

人力资源提示

言简意赅，福利将在入职周期内扩展，使用此部分来销售职位、你的公司以及你成为首选雇主的原因。

4、重要的法律语言和突发事件

本节重点介绍了任何重要的法律语言和突发事件。

是否需要保密和竞业禁止协议？

员工会签署保密和知识产权协议吗？

是否有任何移民和签证要求？

该职位是否取决于满足某些条件？如果选定的候选人未能完成条件，他们的录用或雇佣关系可能会被撤销或终止。这些条件通常包括：

药物或酒精筛查

犯罪记录检查

参考检查

学历验证

体检

注意：条件不应包括对未来就业的承诺、关于工作保障的声明或合同协议。

人力资源提示

考虑在末尾加入免责声明，说明该信是信息性的，而不是具有法律约束力的合同或协议，以减少任何混淆。

5、结束

最后，你可以包括候选人应回复的截止日期，这将使这封信有一种紧迫感，以便你可以减少招聘时间。如果候选人不选择签名，截止日期也将为你和他们节省时间。

你可以通过表达兴奋并欢迎候选人加入团队来结束你的信，包括联系信息，以便他们可以提出问题，并在他们选择接受时提供一行供他们签名和日期。

六、撰写优秀工作邀请函的重要提示

工作邀请函可以是一种形式，也可以是一种很好的工具，可以让你的候选人深入了解公司的文化，并让他们对与你合作感到兴奋。

最好的信件清晰，简洁，易于理解，同时仍然专业和友好。

个性化

避免使用行话和技术术语

简化任何复杂的术语和概念

确保法律批准信函，但不包括法律条款——这不是雇佣合同

使用主动语态来保持字数倒计时和写作直接

利用易于理解的简单句子结构

包括子标题和项目符号，以便你的信件易于阅读，你的候选人可以看到所提供的内容，而无需努力查找信息

确保没有歧义

七、工作机会的最后步骤

1、提供工作机会

你如何提供工作机会与它如何编写和包含的内容一样重要。大多数工作机会都是通过电子邮件发送的，但可能有更好的方法更适合相关候选人，因此请考虑候选人的沟通偏好。跟进候选人也是一个好主意，特别是如果你已经包括了录用截止日期。

最后，避免任何可能损害你组织作为雇主品牌的沟通错误或语言。

2、处理谈判和还价

你可能会发现你的信件引发了谈判或还价，这不是问题——它甚至可能对你与候选人建立的长期关系非常积极。知道候选人想要什么以及为什么你可能没有吸引他们接受报价也是可取的，所以鼓励透明度和开放的沟通。

实现这一目标的最佳方法是：

为候选人的回答做好准备

灵活并愿意在合理范围内并根据行业标准进行谈判

了解法律限制和后果

让候选人向你发送问题，倾听他们所说的话，并将整个过程视为双向对话，而不仅仅是发送报价并期待是或否的答复。

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如何写一封让候选人难以拒绝的Offer？

在人才竞争日臻白热化的当下，细节将决定你的成败。

马上我们将迎来招聘的高峰期了，相信这会是你最有成就感的一段时期了。

但是如果你的Offer给的不好，结果也许会大失所望。因为您中意的候选人，这时候也并不缺人青睐。

可能有朋友会说，写Offer邮件有什么难的，不就是那么些东东么——工资、薪酬福利、岗位名称、向谁汇报以及入职报到时的注意事项——这里面好多都是之前就谈好的，能玩出什么花来？

真的是这样么？

1

先回顾一下发Offer的流程

让我们先回顾一下发Offer的流程（无论是邮件，还是书面的）。

第一步：做出招聘决策。

和用人部门经理及招聘流程中的相关方做出最终录用的决策：我们决定要聘用这位亲了。

第二步：核对岗位的薪酬预算。

最初我们给这个空缺岗位规划的是多少钱，这位亲要求的是多少钱，两者是否匹配？如果有差距，差距有多大？

第三步：进行薪酬谈判。

通常这一环节会授权给招聘HR来执行，与目标候选人就薪酬待遇进行沟通，争取能弭平彼此之间的差距，达成一致。

薪酬谈判是件痛苦的事儿，现在的薪酬增幅太快，按照以前的标准很难招到合适的人才，但是如果你完全应允了候选人的需求，会冲击到现有的薪酬结构，所以需要掌握一定的技巧。

在现有的薪酬结构的基础上，结合候选人的价值及实际情况，给出不同的薪酬福利组合方式。

第四步：发送意向Offer。

双方在雇佣条件方面达成基本一致，然后就提供一份非正式的Offer邮件或电话沟通，进行最后的确认。

当然，在这个过程中，也可能出现反复，要重启谈判——毕竟纠结的人也不少见，且职位越高的人重启谈判的可能性更高。

第五步：发送正式Offer。

向目标候选人发送正式的Offer信函（我们也可以称它为录用通知书”）。

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如何写一封让人难以拒绝的Offer?

千万不要以为你发了正式的Offer信函，目标候选人就一定会加盟你们公司。薪酬谈判本身就是一个相互迁就的过程，如果你所提供的Offer吸引力并不是那么强，一旦有更好的选择出现，你就会被冷落。

所以，在招聘的流程中，你要善于收集目标候选人的相关信息，以便在Offer中有的放矢，驱使他接受你所提供的工作机会。

在面试的过程中，这些信息是你可以收集的：

候选人最近两份工作的收入（基本工资和奖金分别是多少）以及他对新工作的薪酬预期。他期望中的职位Title是什么?他住在什么区域，愿意去多远的地方上班？如果公司和住所相距太远，是否有或接受其它解决方案？他为什么对这个岗位感兴趣？他长期的职业目标是什么？他对哪一类的公司或企业文化感兴趣？

老实说，如果你和目标候选人在这些方面出现很大的分歧，可能他就不是最适合你的选择，你可以马上终止谈话了。

如果没有太大的问题，你就将这些数据记录下来，为后期的薪酬谈判提供一定的参考。

在面试的流程中，你可以选择一些有待商榷的点，不断地进行验证，以明确候选人真实的想法。

比方说，你期望能月入1万元，如果是基本工资发放6000，其它4000以绩效工资的形式发放，你是否接受？”或者说，你期望能月入1万元，但是如果我们提供给你一个更高的职位，但是薪酬待遇仅只有8000，你是否接受？”

在沟通的过程中，你大致可以了解目标候选人真正关注的点，以及你能谈判的空间。这些都有助于你撰写出一封有吸引力的Offer来。

值得一提的是，很多招聘官在发Offer时，比较忽略第四步的沟通。在我看来，这恰恰是最重要的一步。

因为它一方面反映了你对目标候选人的尊重，一方面也提供了回还的空间，能进一步打消目标候选人的顾虑，提升你提供的Offer被接受的几率。

在这个过程中，你还可以问目标候选人一些问题，比方说：

你什么时候可以来上班？如果前雇主提供一份Offer给你，你会接受吗？他要提供什么样的条件，才能挽留住你？在这个时间段，你是否也接到其他公司的Offer？……

当你了解到这些信息，你就可以完善你最终提供的正式Offer，并且一锤定音。

3

标准的Offer邮件应该是怎样？

前文中提到，Offer邮件无非是工资、薪酬福利、岗位名称、向谁汇报以及入职报到时的注意事项等内容，所以我们常见的Offer邮件模板是这样的：

其实对于不同阶段或类型的候选人，Offer的语言风格和格式应该略有不同：

对于刚刚参加工作没多久的候选人，他接受工作的考虑不会那么复杂，所以Offer信函采用标准模板，没什么太大问题；

对于有一段工作经验的候选人，Offer信函中可能要将薪酬结构进行比较详细的说明，并强化公司所提供的福利待遇；

对于高管人员，Offer可能牵涉的内容会更多，既要保护目标候选人的合法权益，也要保障公司的利益，在一些利益关联点要做尽可能多的说明；

对于销售岗位员工，Offer要清晰薪资结构，并且要明确他们的激励奖金比较容易实现的，他们还有很多机会获得额外的奖励；

……

在以前发布的一篇文章中，硅谷有家公司将相关细则做成透明度/效率很高的 PPT，以此为Offer，发送给目标候选人，也是一种思路。

在粗放发展的时代，Offer写成什么样子，并无伤大雅，但是在人才竞争日臻白热化的当下，细节将决定你的成败。

共勉。

「英国申请」催CAS和延期英文邮件模板

情景1:

还有1个月就开学了

已经uncon了，但学校还没有发CAS

邮件标题：

CAS Letter for 专业名字+你的名字+你的申请号

模板：

Dear Admissions Team,

Hope this email finds you well.

My name is XXX(申请号附带) and I have recently received an unconditional offer for [专业名字] at [学校名字] for the 20XX entry.

I am writing this email to inquire whether you could issue a status letter proving my offer and a CAS letter as soon as possible so I can apply for my visa in time for the start of term.

Hope to hear from you soon.

Kind Regards,

你的名字

情景2：

材料齐了

催unconditional Offer和CAS

邮件标题：The unconditional offer and CAS letter+专业名字+你的名字+你的申请号

模板：

Dear Admissions Team,

Hope this email finds you well.

My name is XXX(申请号附带) and I have recently received a conditional offer for [专业名字] at [学校名字] for the 20XX entry.

I have met all the requirements stated in the offer and I've uploaded necessary documents onto the University website, but I was wondering whether you could upgrade my offer to unconditional and issue a status letter/ CAS letter so I can apply for my visa and accommodation.

Hope to hear from you soon.

Kind Regards,

你的名字

情景3：

担心疫情

所以希望延期一年自己的Offer

邮件标题：

Deferral request of the offer letter – 专业名字+你的名字+你的申请号

模板：

Dear Admissions Team,

Hope this email finds you well.

My name is XXX(申请号附带) and I received an offer to study [专业名字] at [学校名字] for the 2024-2024 year.

I was very honoured to be given an offer from a prestigious institute such as [学校名字] but I am very concerned of how raising cases of COVID-19 may affect my experience as a student.

I would therefore like to receive more information on how the University is adapting to COVID regulations and the possibility of deferring my degree to the next academic year.

Kind regards

你的名字

情景4：

雅思暂时考不了

希望延期自己语言提交的截止时间

Issue regarding delay of the English qualification submitting deadline – 专业名字+你的名字+你的申请号

模板：

Dear Admissions Team,

My name is XXX(申请号附带) and I was given an offer to study [专业的名字] at [学校的名字].

I was very honoured to receive an offer at [学校的名字] and I have already paid my deposit for [name of service - 例如留位费，宿舍费用] but I am concerned that I won't receive my results for my English exam until after the deadline for application submissions.

I am currently preparing for my English exam and should be undergoing the examination next month. I am therefore writing this email to inquire whether the submission deadline for my English language certification could be extended to mid- late August, which is when I can expect to receive my results.

Hope to hear from you soon.

Kind regards,

(full name)

情景5：雅思暂时考不了，所以希望延期一年自己的Offer

模板：

Dear Admissions Officer,

Hope this email finds you well.

My name is XXX [申请号附带] and I was offered to study [专业名字] at [学校名字].

I was very honoured to receive an offer from a prestigious institute such as [学校名字] but my IELTS exam was cancelled and will not be able to re-register until another few months.

Due to the fact I need an IELTS certification to be admitted and will not receive my certificate until after the application submission deadline, I was wondering whether I could defer my place to the next academic year.

Hope to hear from you soon.

Kind regards

你的名字