外贸新人必须知道的最全的外贸操作流程

对于外贸新人来说，虽然已经了解了很多理论上的外贸知识，但是对于真正的外贸流程想必还是有点云里雾里。一般来说，没有经过系统的接触和操作，外贸新人对外贸流程基本处于一知半解的状态。但是，熟知整个外贸流程可以有效地帮助外贸业务员有序开展外贸工作，不致于影响到外贸订单的洽谈、生产甚至收款。

今天，这里就给大家系统性地介绍下外贸公司的整个外贸流程，供外贸新人参考。

1.客户询盘：

一般在客户下采购订单之前，首先都会有相关的Order Inquiry给业务部，做一些细节上的了解和沟通。

2.报价：

业务部及时回复客人咨询，确定货物品名、生产厂家、型号、数量、交货期、付款方式、包装规格及柜型等，并通过Proforma Invoice给客户做正式报价。

3.得到订单：

经过洽谈，收到客户正式的采购订单Purchase Order。

4.确认交货期：

得到客人的订单确认后，口头告知工厂订单详情，要求工厂安排生产计划并答复交货期。

5.业务审批：

业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写，尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。

6.下达生产通知：

业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知，通知工厂按时生产。

6.1 如果是L/C付款的客户，通常是在交货期前1个月确认L/C已经收到，收到L/C后应业务员和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题应立即请客人改证；

6.2 如果是T/T付款的客户，要确认定金已经到账；

6.3 如果是放帐客户，或通过银行D/A等方式收汇等，需经理确认。

7.验货：

7.1 在交货期前一周，要通知公司验货员验货。

7.2 如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户验货并将验货日期告知计划部。

7.3 如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公司联系，预约验货时间，确保在交货期前安排好时间，确定后将验货时间通知工厂。

8.制备基本单证文件：

根据工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业务跟单员制作，交给单证员）。

9.商检：

如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。注意，应在发货一周之前拿到商检换证凭单/条。

10.租船订仓：

10.1 如果跟客人签定的合同是FOB CHINA条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。此时，应尽早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸、船期等情况，并确认工厂的交货能否早于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。注意，应在交货期两周之前向货运公司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。

10.2 如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期、运价、开船口岸等。经比较，选择价格优惠、信誉好、船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人，如客人不同意时要另选客人认可的船公司。注意，开船前两周书面定仓，程序同上。

10.3 如果货物不够一个小柜，需走散货时，应向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解截关时间、入仓报关要求等内容。

10.4 向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明所定船期、柜型及数量、目的港等内容，以避免差错。

11.安排拖柜：

11.1 货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜、装柜。拖车公司应选择安全可靠、价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。拖柜前要给拖车公司传真以下资料：定仓确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行，及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到，并要求回传一份上柜资料，列明柜号、车牌号、司机及联系电话等。

11.2 传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系电话。

11.3 要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，列明货柜离厂时间、实际装货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。注意，要求工厂装柜后一定要记住上封条。

12.委托报关：

在拖柜的同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货物及数量、口岸、船公司、定仓号、柜号、船开截关时间、拖车公司、柜型及数量以及本公司的联系人和电话等。

13．获得运输文件：

13.1 最迟在开船后两天内，要将提单补料内容传真给船运公司或货运代理。补料要按找L/C或客人的要求来做，并给出正确的货物数量，以及一些特殊要求等，包括要求船公司随同提单出的船证明等。

13.2 督促船公司尽快出提单样板及运费帐单。仔细核对样本无误后，向船公司书面确认提单内容。如果提单需客人确认的，要先传真提单样板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。

13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。注意，支付运费应做登记。

14.准备其它单证文件：

14.1 商业发票：L/C要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前；发票中的货物描述要与L/C上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误；L/C上对发票的条款应显示出来，要显示唛头；如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前20天办理。

14.2 FORMA原产地证书：FORM A原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在L/C的交货期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港转运的货物，FORM A证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。

14.3 一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些，可在发货之后不太长的时间内补办。如果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前20天办理。

14.4 装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名、航班次、开船日、预计抵港日、货物及数量、金额、包装件数、唛头、目的港代理人等。有时L/C要求提供发送证明，如传真报告书、发函底单等，注意按客人要求的时间内办理。

14.5 装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量、每箱的毛重、净重、外箱尺寸。按外箱尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。注意，装箱单的重量、体积要与提单相符。

15. L/C收汇：

15.1 采用L/C收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。

15.2 采用T/T收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认收到余款后再将提单正本及其它单证文件寄给客人。

15.3 如果T/T收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜，拿到提单后可立即寄正本提单给客人。

16.业务登记：

每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于日后查询、统计等。

17.文件存档：

所有的文件、L/C和议付文件必须留存一整套以备查用。

18.收集信息：

单证员平时应注意收集运价变动、船期、航线等信息，为业务员报价提供帮助。（来源：外贸SOHO圈）

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外贸的基本流程是什么？外贸流程全步骤，新手做外贸流程早知道

大家好！我是外贸人小高，大家都知道国内卖货的基本流程就是买卖，所谓的买卖就是付款，然后把货给别人，一手交钱一手交货。外贸相对复杂一点，但是整体来说和内贸是类似的，只是他多了一些单据，多了一些流程而已。我们看下做外贸的常见流程，我们做外贸要时刻记得我们就是把东西卖给老外。
外贸流程：

一、找客户
后面我会讲如何找客户，找到客户后是询价报价

例如：我们今天找到一个巴基斯坦的客户，比如他叫Mohammad，无论是网上认识还是在展会上认识的，认识后他会给你发个询价，比如：一台电视多少钱？一台摩托车多少钱？然后我们进行报价，和国内去商店买东西是一样的，你先问多少钱，店家告诉你多少钱，然后购买。

二、签合同：合同（PI，全名Proforma Invoice）和我们国内合同是一样形式，但是他是英文版本的，所以这个叫PI，和老外报完价格后，如果她想要货了，你就把PI告诉他，你和他说我现在给你做PI吧！合同上包括很多的信息：包括公司的名字、老外公司的名字、你所卖的产品的名字、数量、价格、条款等这些都非常重要的，合同上要写的清清楚楚的

三、付定金：老外真的想要产品的话是一定要付定金的，如果你不付钱的话是没法给他做货的，并不是口头上说我要买你产品，你就把货发给他，付完定金后也就是真正的定下来的，因为他付钱了，这个钱他是退不回去的。

四、做产品：做完产品后一定要先付尾款，有中国人说我们很多国内很多买东西的都是货到付款，国外我们是不做货到付款的，因为国外的这些情况很难控制，如果说他不给你付尾款的话，你也是没有办法的，国际理赔很麻烦，所以说我们一定要先付款在发货，就像淘宝一样付完款才发货。

五、发货：国内一般都是顺丰、中通、货代等，我们发给国外一般都是大众产品所以要先走陆运在走海运，比如我们在山东的某个城市，比如发国外的话，必须要先发到港口发给船公司，比如我们走青岛港，那我们先把货发给青岛的船运公司，其实和走顺丰、货代是一样的，所以发货环节多了一个就是我们是先发到港口然后在从港口发给老外。当然有些货物比较少，我们可以发空运，空运就是门到门就是从你的门口发到老外的门口，这个就比较简单了。

发完之后，比如我们发到美国的迈阿密了，老外过去提货了，老外去提货报自己的姓名是不可以的，不像我们国内报自己姓名电话号码就可以了，国外是需要一些单据的证明他是我们的客户。

六、货发完后，船公司会给提单（提货单、BL全名Bill of Loading）也就是说老外拿着这个单子他就能提出货来，这个是最重要的一个单据，然后我们准备箱单（Packing List）箱单上面写的非常清楚，比如上面有重量、体积、产品名称等也就是老外提货的时候知道这个箱子里装的是什么，他去海关清关的时候他会用到这些单据，然后就是商业发票（Commercial Invoice）商业发票和合同基本是一样的东西，他是一个辅助，有的时候不需要，所以说最重要的三个单据：合同、提单、箱单。所有单据发给老外，老外拿着这些单据去提货就可以了，当然这些单据根据国家的不同他是不一样的，有的国家他是需要纸制的单据，我们这边必须把打印出来的发给他，他们自己打印是没有效的，他上面是有章的，而有些国家直接发电子版就可以了可以直接给他做个PDF，复印件或者拍个照就可以了，就是说一种是发真实的单据，一种是发电汇，根据老外不同要求给不同的单据。

这就是一个完整的外贸的过程，其实很简单，找到他、签合同、付钱、发货、这样一个过程，外贸最重要的三个单据：合同、提单、箱单
给大家做个演示如下图：

首先我们工厂，假如我们工厂在济南，老外做了合同付了钱之后，我们从工厂发到青岛港海运代理（看红色线），然后海运代理在从海洋发到美国港口，然后老外在去美国港口提货，这个就是外贸基本流程。

一张图讲明白了做外贸的整个流程

外贸就是和老外做生意，挣老外的银子，

一般的操作流程过程如下：和老外谈生意，接订单-- 2），备货：下订单到工厂生产或采购-- 3），进出口商品检验检疫局检验货物（这个叫"商检"）-- 4），向海关申报出口（"报关"）-- 5），把货物运输出国,交给客人（"货运"）-- 6），从客人那里收钱结汇（"收汇"）-- 7），向外汇管理局申报（"核销"）--8），向国税局申报（"退税"）。

怎么和老外老外谈生意呢

这里有四个内容：a,客人怎么来？b,报价怎么报？c,合同怎么签？d,钱该怎么付？

a,客人怎么来？

有几种办法，主要的有，一，网上吆喝，找买家。二，参加展会，揽生意。相对而言，网上找客人费用低，成交率低；展会费用高，成交率高。还有其它找客人的办法。