做外贸必须要知道什么是PI，PI的作用是什么？

PI又叫形式发票。在给客户报价后，客户确认了订单之后，我们需要给客户出具一个形式发票。双方根据PI来签订购买合同，或者有的客户直接签署PI，凭借PI去银行安排预付款。在实际操作中PI经常起到代替合同的作用，PI既可以作为产品数量、价格的报价，也可以作为客户的订单来确认。我们经常能遇到一些客户还没有询价，就直接让我们做PI。这个时候他可能是把PI当作是报价单来使用，还有一些客户在签署PI之后，就不再签合同，直接凭PI办理付款或者是开立信用证，这个时候PI就起到了合同的作用。PI没有固定的格式，供应商可以根据自己的制单习惯来制作一个PI。

但是务必做到简单，美观，一目了然。而且数据要精确，不要出错哈。

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【外贸术语】采购订单（PO）和形式发票（PI）

在外贸业务中，了解和正确使用订单相关术语对于确保交易顺利进行至关重要。今天和大家说说：采购订单（PO）和形式发票（PI）。

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采购订单（PO）

定义：采购订单（Purchase Order，简称PO）是买方向卖方发出的正式订单，用于确认采购商品的详细信息，包括数量、价格、交货日期等。

主要内容

商品描述：详细列出所采购的商品，包括型号、规格等。

数量：明确规定所需商品的数量。

价格：商品的单价和总价。

交货日期：要求的交货日期或时间范围。

付款条件：支付方式和条件，如信用证（L/C）、电汇（T/T）等。

其他条款：包括运输方式、保险、包装要求等。

作用

合同依据：PO是买卖双方的合同依据，确保双方对交易条件达成一致。

流程控制：帮助买方控制采购流程，跟踪订单状态。

财务管理：为财务部门提供付款依据和预算管理的基础。

形式发票（PI）

定义：形式发票（Proforma Invoice，简称PI）是卖方在实际发货前提供给买方的初步发票，主要用于进口许可或信用证的开立。

主要内容

卖方信息：卖方的详细信息，包括公司名称、地址、联系方式等。

买方信息：买方的详细信息。

商品描述：包括商品名称、规格、数量、单价和总价。

交货条款：如FOB、CIF等国际贸易术语。

付款条件：例如信用证、电汇等。

有效期：PI的有效期限，通常为几天到几周。

作用

进口许可：许多国家要求进口商在申请进口许可时提供PI。

信用证开立：银行在开立信用证时需要PI作为参考文件。

交易确认：作为交易确认的初步文件，确保买卖双方对交易条件一致。

案例：使用PO和PI进行交易某公司从国外供应商采购一批电子元件。首先，买方向卖方发出PO，详细列出所需商品的规格、数量、价格和交货日期。卖方收到PO后，发出PI，确认商品和交易条款。买方根据PI申请进口许可和开立信用证。最后，卖方按PI上的条款发货，并根据信用证要求提供相关单据。

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总结｜做外贸不能忽视的细节

俗话说“细节决定成败”，做外贸行业，更是如此。从客户开发、沟通到下单、交货等等，中间的环节有很多，容易出现的纰漏也很多，因此，外贸人员一定要够细致，把关好每一环节。在这里，总结了些外贸人员容易忽视但又绝对不能忽视的细节。

现汇买入价

对于外贸而言，我们看汇率是看现汇买入价。因为进来的是外汇，银行买入是用人民币买入我们的外汇，现汇买入价即汇买价。

关于金额表达方式

关于金额，小数点的表示，你怎么表示？例如988.90，很多人就是us dollars nine hundred and eighty-eight point nine，这样对吗？也不叫错，只能说不专业，应该是US DOLLARS NINE HUNDREDAND EIGHTY-EIGHT AND CENTS NINETY ONLY。

提单上一般不允许出现金额

很多人拿着金额让船公司写，船公司拒绝，还以为这个船公司太牛，不给写，实际上这是一个行业惯例，船公司不写，是因为提单是货权凭证，如果出现了金额，就等于认可了这批货物的价值，一旦因为船公司的原因货物损失或者灭失，船公司就等同于承认了这批货物要赔偿这么多价值。当然很多时候如果你不告诉船公司操作，直接写进去，操作不仔细，或者单据太多，就能混过去。

PI的作用

PI不一定代表成交，当客户需要你对报价信息进行书面确认时，也会要求你发一份PI，价格，付款方式，货期，等等各种条款，都非常全面，便于对几份报价进行统一比较。

提单在手，也不能轻易把货物退运

不要以为你把货发回去了，提单在你手里，就可以轻易的把货拖回来。这种说法经常见，很多人做提单复印件付款，结果客户一直拖着不给钱，也是我们的业务员去要挟客户，你不付钱，我就把货拖回来，定金不退还。你以为客户会怕吗？

这种威胁只会适得其反，因为绝大部分国家港口规定，货物到港之后想要退运，必须有原收货人的‘退货无异议证明’，否则不允许退运，货物到港一定时间后，海关会对货物进行拍卖，以拍的港口费用，而原购货人有优先拍得权。

工具让效率更高

不要傻乎乎地用老笨的方法做外贸，要学会使用工具才能提高效率。像做PI/SC，清报关资料，现在有很多工具可以把报价单的资料直接导到PI/SC、清报关资料里，还可以直接导成EXCEL。减少了重复劳动提高了工作效率。

信用证里的第一人称永远都是开证行

如果你能把单据做的天衣无缝，无论开证人死了还是活着，开证行都得付款，这就是信用证为什么安全的原因。很多人说，单据做的完善哪有可能，那我告诉你，完全有可能，因为我见过太多单据，任你怎么挑，也挑不出实质性的不符点作为拒付理由。

退税按照进项发票的来

贸易公司计算退税是按照进项发票，而不是FOB价格！也就是你们购买此批货物时，你的供应商开给你的发票价值，是你退税的依据。

信用证小数点是逗号

信用证之中如果出现小数点，必须用逗号表示。USD79.230,00——这个数值是信用证里面出现的，表示完全正确！这个数字就是79,230.00 因为信用证之中如果出现小数点，必须用逗号表示。

3/3 bill of lading

3/3 bill of lading，是三正三副吗？

不是，是三正，这是个分数，意思是总共出具三份正本，要提交三份正本。

CIF保险

CIF中保险是CIF价格加成110%再乘以保险费率，因为10%是客户的利润！

永远不要与客户争吵

永远不要跟客户有口舌之争，记住，我们不是要纠正客户的错误，你去纠正他的错误，指出他的错误，只会让你们双方越走越远。当然这不代表你要屈从他，最简单的回答是，yes，I think in your side, it is right. But for us……

利用老客户

80%的客户是通过n次的跟踪拿到的，所以别整天寻找邮箱，要好好利用你手头的老客户资源。

写合理的开发信

都说开发信越简单越好，实际上不是，对于某些大公司，你的开发信不能太简单，当然也不是长篇大论，你要适当的介绍你公司，门当户对，更容易合作。

及时归档分类

应对客户、产品、订单做好分类，以便于查找客户的历史订单、报价等信息。如果大家苦于找报价时在不同EXCEL里翻找的繁琐。也可以尝试用些工具来把数据整合起来，客户、产品、订单、采购合同、发货明细直接关联起来，更方便查看搜索。

真诚交流 少点套路

你不能让客户感觉到你是来赚他钱的，但是不代表你要告诉客户这笔生意不赚钱，客户不是傻子，不赚钱，你们老板疯了？你要让他感觉到你是来寻求一个机会，通过这个机会双方都能赚钱，如果你这样谈生意，无往而不利。

注意独立经济体

在国际贸易里面，香港、台湾、澳门都不是中国的范围。因为国际贸易是以经济实体作为主体，香港、台湾、澳门都是独立的经济体，经济跟政治含义不一样。

（来源：Google论坛）

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